Система бизнес-аналитики - инструмент для точного управления

1. Внедрение BI-систем должно быть очень дорогим!
2. Для кого предназначена система бизнес-аналитики?
3. Excel и базы данных не хватает
4. ERP-системы и аналитика данных
5. Когда внедрять систему бизнес-аналитики?
6. Способы внедрения системы бизнес-аналитики
7. Определите ваши потребности
8. Выбор системы бизнес-аналитики
9. Дайте себе время на анализ
10. Как не рекомендовать при внедрении системы бизнес-аналитики?
11. Убедитесь, что вы правильно определили потребности
12. Сколько времени занимает развертывание?
13. Роль внедряющей компании
14. Настройка инструментов бизнес-аналитики
15. Используйте только необходимые инструменты
16. Грязные данные или «грязные данные»
17. Слишком много данных
18. Там нет людей, ответственных за процессы и данные
19. Разница в данных во время миграции
20. Отсутствие желания измениться

Business Intelligence, или Business Intelligence, представляет собой очень широкую концепцию - ее сфера охвата охватывает такие области, как поиск сбережений, повышение эффективности производства, построение сценариев «что, если» или комплексный финансовый анализ. Вездесущий «сбор» информации представляет собой огромную проблему для аналитиков с одновременным отсутствием связи между системами и данными. В повседневной работе многие из нас по-прежнему используют два, три или более инструментов и систем, которые не взаимодействуют друг с другом, но участвуют в реализации одного бизнес-процесса. В долгосрочной перспективе это вызывает проблемы при выполнении заданий, потерю контроля над процессом, не говоря уже об отсутствии возможностей его улучшить и делать выводы.

Инструменты бизнес-аналитики обеспечивают интеграцию данных, благодаря чему можно достичь нового измерения, которое позволит нам:

• открытие данных,
• найти корреляции между явлениями,
• понимание этих явлений и делать выводы.

Современные BI-решения настолько умны, что могут распознавать данные, с которыми можно комбинировать таблицы или целые таблицы. Кроме того, они могут предварительно очистить данные и обработать их. Значительная часть этих операций выполняется автоматически или проста в использовании для пользователя. Поэтому создание анализов не требует специальных знаний - вам не нужно знать сложные языки запросов, потому что вы действительно можете «согнуть» все.

Примеры? Мы можем проследить взаимосвязь между увеличением или ее отсутствием и эффективностью сотрудников коммерческого отдела или взаимосвязью между ценой на продукт или услугу и спросом, выраженным рынком (вопреки внешнему виду, эти зависимости не всегда очевидны). Мы также изучим бизнес-циклы в нашей компании - они могут быть регулярными в зависимости от сезона или более сложными и зависеть от нескольких факторов одновременно, и только соответствующая последовательность меняет рыночную ситуацию. Целью аналитики является выявление таких отношений и принятие правильных бизнес-решений на их основе.

Внедрение BI-систем должно быть очень дорогим!

Вышеприведенное утверждение, хотя и очень часто повторяется, не соответствует действительности. Подавляющее большинство провайдеров BI предлагают свои продукты не только в демо-версии, но и в версии, которая предоставляет базовые функции бесплатно - без ограничения по времени. Также для коммерческого использования. Конечно, эта версия не предлагает всех функциональных возможностей. Чаще всего доступ к соединителям ограничен, что позволяет подключаться к базам данных или внешним источникам данных. В коммерческой версии мы не найдем возможности делиться файлами анализа с другими пользователями, и лицензия ограничит возможность использования системы одним компьютером. Однако большинство инструментов позволяют бесплатно загружать данные из таблиц Excel, поэтому вы уже можете протестировать процесс объединения данных и их визуализации.

Прочитайте наше руководство по выбранным инструментам бизнес-аналитики:

Для кого предназначена система бизнес-аналитики?

Рынок получателей системы BI довольно разнообразен. Если мы говорим о профессиональной реализации, в сочетании с бизнес-анализом и анализом до внедрения, должно быть экономическое обоснование, то есть конкретный объем данных, структурированная структура в компании, которая нуждается в таком решении для аналитики, контроля и управления данными. Трудно определить, какой объем данных является пределом, на котором должно быть реализовано решение Business Intelligence.

Планируете ли вы внедрить систему бизнес-аналитики? У вас есть вопросы?

Самый простой способ определить, нуждается ли моя компания в таком решении, состоит в том, чтобы принять во внимание критерий размера занятости и текучести кадров в компании. Если годовой оборот компании составляет 20-30 миллионов злотых, то такой маленький инструмент BI должен решить. В случае компаний с более низким оборотом ключевым критерием является субъект деятельности. Нужна ли такая система брокеру, в котором работает 10 человек, и его бизнес полагается только на покупку и продажу товаров? Наверное, нет. Что касается количества сотрудников, мы реализуем проекты в компаниях, в которых работает до 30 человек. Здесь самым важным является специфика отрасли, это опять вопрос о том, что делает компания и как она хочет использовать свои данные и нуждается ли она в большом количестве отчетов и анализов.

Смотрите видео материал: Быстро создавайте свои собственные отчеты в SQL Server 2016

Excel и базы данных не хватает

Excel, как и другие электронные таблицы, хорошо известны большинству сотрудников, поэтому внедрение простой бизнес-аналитики на основе анализа в таком инструменте не представляет особой сложности. Однако этот подход имеет существенные недостатки:

• ограничения на количество обрабатываемых данных,
• статический анализ,
• Трудность в объединении коллекций,
• повторяемость действий.

Базы данных не генерируют эти проблемы, которые могут быть выявлены в случае электронных таблиц, но существует серьезная проблема в организации и обслуживании - язык SQL. Простое извлечение данных, так как отображение данных из одной или двух таблиц относительно легко освоить. Проблема, однако, возникает, когда нам нужна информация из десяти или более таблиц. Очевидная зависимость заключается в том, что чем сложнее аналитические задачи, тем больше таблиц в базе данных необходимо использовать, а написание SQL-запросов и их постоянное изменение становятся все более сложными и неэффективными.

Поэтому, если у нашей компании большие амбиции в области бизнес-аналитики, необходимо рассмотреть другие, более продвинутые инструменты в области бизнес-аналитики.

ERP-системы и аналитика данных

Если у вашей компании есть система класса ERP, это уже полдела. Решения этого класса позволяют создавать простые отчеты и сводки, благодаря которым вы можете отслеживать эффективность операций и регулярно принимать бизнес-решения. Однако ERP-системы не были созданы для комплексного анализа - их задача заключается в поддержке бизнес-процессов, и, следовательно, построение модели данных, на которой основана такая система, также отличается. ERP-системы используют базу данных в модели OLTP, основной целью которой является эффективная запись данных. Однако в системах бизнес-аналитики это база данных типа OLAP, которая наиболее эффективна при анализе данных. Нельзя забывать, что система ERP, как правило, не является единственной корпоративной системой сбора информации. Вот почему вам нужен инструмент, который объединяет данные из многих источников и представляет их в одном месте с помощью интерактивного анализа.

Когда внедрять систему бизнес-аналитики?

Лучше как можно скорее. Если мы решим внедрить систему BI в компании уже на начальном этапе внедрения ИТ-систем, фактически с развитием компании вся структура будет отражена в инструменте BI. Тогда нет проблем с внедрением или модификацией определенных элементов - это стандартное, эволюционное развитие системы. Однако, если небольшая компания инвестирует в ключевые системы, которые предлагают, например, рабочий процесс, и хотела бы внедрить связанные с ними инструменты бизнес-аналитики, и не будет делать это с самого начала, с большим объемом данных, затраты на внедрение станут намного выше.

Если у компании есть разные источники данных, то эти источники должны быть организованы, хранилище данных должно быть построено, и должна быть создана целая аналитическая система с нуля, которая позволит представлять правильную информацию в точном виде.

Система BI - это мощный инструмент, который собирает данные от всей компании, создавая из них точный бизнес-анализ

Способы внедрения системы бизнес-аналитики

Любая система, имеющая стратегическое значение для компании, должна быть внедрена с участием специалистов. Благодаря им выбор метода реализации будет адаптирован к ситуации, условиям и возможностям.

Потенциальный анализ - это подход, при котором внедряющая компания с участием клиента ищет потенциальные места в процессе предоставления информации, где можно искать улучшения. Этот подход определяет информационные проблемы и проблемы для создания анализов. Решения проблем ищутся, например, на границе между различными системами. Здесь важны опыт и знания консультантов, которые помогают в этом процессе.

Подтверждение концепции - это взгляд на проблему с точки зрения инструмента. Это позволяет проверить, может ли данное решение справиться с функциональными и нефункциональными требованиями клиента. При таком подходе клиент уже знает, что он хочет проанализировать, как и как ожидать после внедрения системы. Эффект PoC заключается в создании пилотного приложения, чтобы клиент мог проверить работу системы, прежде чем принимать окончательное решение по ее внедрению.

Определите ваши потребности

Однако следует помнить, что во время анализа перед внедрением очень важно определить конкретные проблемы и вопросы, на которые мы хотим ответить с помощью системы бизнес-аналитики. Невозможность идентифицировать эти проблемы может привести к тому, что система будет содержать все данные, но в действительности она будет бесполезной. У каждой компании своя специфика, другие проблемы, которые необходимо решить, и аналитические отчеты должны учитывать эту уникальность. Чтобы сделать это возможным, система должна быть внедрена, чтобы оптимально отвечать потребностям конкретного клиента.

Выбор системы бизнес-аналитики

Наблюдение и опыт JCommerce показывают, что сотрудники должны оказывать решающее влияние на выбор системы. Компания работает благодаря сотрудникам, которые знают процессы и знают, что работает хорошо, а что нет. Если мы внедряем ИТ-решение, не обязательно даже BI, то нам следует спросить людей, которые отвечают за конкретные области, чья реализация будет касаться. Дело в том, что люди, которые делают свою работу каждый день, дают комментарии, что они хотели бы улучшить и какие у них есть предложения.

Почему это так важно? Что ж, если мы хотим реализовать успешную реализацию, усилия распределяются на 50% на стороне поставщика и на 50% на стороне клиента. Клиент знает, что он считает неправильным. Если речь идет, например, о финансовой сфере, то следует организовать встречу с представителями бухгалтерии. Аналогично с отделом продаж или с производством. Конечно, вам также необходимо привлечь ИТ-отдел к этим беседам, которые играют очень важную роль в процессе заключения. На основе полученной информации, комментариев, а также, конечно, методических указаний и образцов данных, создается бизнес-анализ перед внедрением и это стандарт, который позволяет вообще сотрудничать, выбирать соответствующие лицензии, устанавливать время и стоимость внедрения.

Конечно, бывает и так, что ИТ-отдел компании, заинтересованный во внедрении, самостоятельно проводит бизнес-анализ и отправляет запрос на котировку, где потребности бизнеса и ожидания уже представлены. Тогда внедряющая компания ссылается только на такой анализ. Конечно, всегда можно задать дополнительные вопросы: если что-то нужно уточнить или детализировать, тогда клиент сам собирает требования.

Дайте себе время на анализ

Бизнес и предварительный анализ - один из самых важных этапов любой реализации Business Intelligence. Бывает, что клиенты стараются сократить время на анализ или ускорить его отдельные фазы до минимума. К сожалению, ошибки или недостатки на этом этапе могут быть очень дорогими на более поздних этапах и часто приводить к задержкам в реализации всего проекта.

Как не рекомендовать при внедрении системы бизнес-аналитики?

Внедрение систем бизнес-аналитики всегда является проблемой для предприятия. С таким большим проектом проблем не избежать, но при правильной подготовке вы можете минимизировать риск неудачи. Глядя на компании с точки зрения данных, которые система BI должна анализировать, каждая из них, несомненно, уникальна и уникальна, а также требует индивидуального подхода к реализации. Однако многие возникающие проблемы и ошибки, допущенные при внедрении бизнес-аналитики, все еще являются типичными и предсказуемыми. Они чаще всего связаны с типичными явлениями, такими как избыточные данные, из которых только часть имеет деловую ценность, или отсутствие надлежащего порядка и полноты.

К счастью, проблемы и ошибки могут быть решены, главным образом, благодаря предварительному анализу, который был проведен ранее. Иногда, однако, проблема кроется где-то еще, а именно трудности могут возникнуть в результате неправильных решений или неправильных ожиданий клиентов.

Убедитесь, что вы правильно определили потребности

Важной проблемой при внедрении системы BI также является неправильная идентификация потребностей. Наиболее распространенной причиной является желание иметь все данные и охватить ненужные области. Ошибочный анализ потребностей также приводит к тому, что теоретически все данные, которые мы хотели получить, доступны в системе, и все же их трудно полностью использовать.

Анализ перед внедрением - это время, чтобы правильно определить потребности

Сколько времени занимает развертывание?

Все зависит от конкретной компании, сложности ее структуры, количества источников данных и самих данных. Очень трудоемкая задача та же построение хранилища данных , Однако на рынке также есть решения, которые не нуждаются в складе, как, например, в Qlik Sense. Данные могут поступать из разных источников, единственное, что нужно сделать, это построить правильную модель. Есть крупные компании, где внедрение заняло три недели. Конечно, подготовительные работы уже проведены.

Роль внедряющей компании

Реализация компании Предоставляет не только услуги предварительного анализа анализа, подключения данных и создания информационных панелей для сотрудников. Это также консультационная и обучающая услуга. Роль консультанта BI заключается в предоставлении знаний о том, как анализировать данные, с чего начать, как делать выводы и принимать соответствующие решения на их основе. Внедряющая компания на основе собственного опыта также должна предложить показатели (KPI), которые следует проанализировать в заданном отделе компании. Следует также помнить, что хороший партнер по внедрению должен иметь портфель инструментов BI и адаптировать выбор соответствующей системы к конкретным бизнес-требованиям данной компании.

Настройка инструментов бизнес-аналитики

Заключительным этапом внедрения Business Intelligence, с точки зрения конечного пользователя, являются прежде всего отчеты и панель управления менеджера. Из-за огромного количества различных специалистов (даже в одной компании), которые могут извлечь выгоду из инструментов системы BI, а также из-за разнообразия выполняемых ими задач, нельзя игнорировать тот факт, что у них разные потребности в отчетности. Бывает, что отсутствие соответствующих методов визуализации, адаптированных к потребностям конкретных групп, означает, что, хотя в отчетах отображаются правильные данные и желаемая информация, они непривлекательны или неэффективны для конечных пользователей. В результате они используют их неохотно или редко.

Ключ к успеху - это точно выбранные инструменты

Используйте только необходимые инструменты

В зависимости от выбора поставщика технологии и программного обеспечения, некоторые системы соблазняются широким спектром различных инструментов отчетности, методов представления данных и точек доступа к информации в системе Business Intelligence. Однако существует риск того, что избыточные инструменты могут привести к тому, что информация будет рассеяна и потеряна для конечных пользователей. Поэтому используйте только те инструменты, которые вам действительно нужны, выбирайте проверенные, разработанные и масштабируемые решения «на годы», потому что изменения приводят к затратам и путанице, снижая эффективность всей компании.

Узнайте больше: вебинар Хранилище данных как естественное направление развития ERP-систем. Презентация возможностей системы Microsoft Business Intelligence.

Познакомьтесь с инструментами бизнес-аналитики

Каждая новая система полезна настолько, насколько люди, которые ее используют, могут извлечь из нее пользу. Если конечные пользователи не смогут эффективно использовать отчеты и анализы BI, система будет выглядеть непригодной для использования. К сожалению, клиенты часто переоценивают знание инструментов и отдают время на обучение, что в конечном итоге делает систему не полностью используемой.

Посмотрите наше руководство по выбранным инструментам бизнес-аналитики:

Независимо от отрасли, в которой работает компания, используемая инфраструктура, инструменты и структура данных, каждая компания, помимо того, что старается не дублировать типичные ошибки при внедрении системы BI, также должна быть готова к решению проблем, связанных с внедрением инструментов.

Грязные данные или «грязные данные»

Проблема «грязных данных» относится практически ко всем реализациям Busieness Intelligence, независимо от размера данных. Ошибки и пробелы в данных появляются в каждой ИТ-системе . Кроме того, проблема так называемой темные данные , то есть неиспользуемые данные, то есть бесполезные и плохо организованные, которые не могут быть эффективно обработаны. Поэтому очень важно уделять достаточно времени устранению неточностей и определению их источников, а также систематизировать данные, которые ценны в аналитическом плане. Работа по «очистке» данных очень важна, поскольку вся неправильная или неполная информация повлияет на качество или даже правильность результатов отчетов и анализов в системе BI.

Неструктурированные данные могут существенно повлиять на качество аналитических отчетов

Слишком много данных

Количество данных, хранимых и генерируемых ежедневно предприятиями, очень велико и постоянно растет. Однако это не означает, что все эти данные будут полезны при внедрении системы бизнес-аналитики. Это очень сложная, но необходимая задача, чтобы выбрать правильные данные - уже на этапе предварительного анализа. Интеграция других данных приведет к ненужному расширению процессов анализа и внедрения (и, следовательно, к увеличению затрат), но при этом не принесет никаких реальных аналитических и деловых выгод.

Там нет людей, ответственных за процессы и данные

Во время анализа перед внедрением часто оказывается, что в некоторых ключевых процессах нет специально назначенных лиц, ответственных за них. Отсутствие опекуна удлиняет и усложняет анализ и последующее внедрение системы, поскольку такие «осиротевшие» участки очень сложно проверить, очистить и внедрить.

Разница в данных во время миграции

Во время реализации, в которой текущее решение переносится на другой инструмент, очень часто оказывается, что данные в новой системе отличаются от ранее использованного решения. Эта ситуация довольно типична и является результатом изменений, внесенных в систему во время ее использования, так что допущения относительно начального состояния, принятого для выполнения миграции, могут отличаться от фактического состояния системы. В случае возникновения таких различий очень важно сотрудничество между поставщиком и конечными пользователями, чтобы определить источник проблемы и понять, что новое решение заслуживает доверия.

Отсутствие желания измениться

Даже лучшая система будет бесполезна, если ее никто не использует . Внедрение системы бизнес-аналитики должно быть обусловлено реальной потребностью и фактическим интересом потенциальных конечных пользователей в компании. В ситуации, когда сотрудники не хотят меняться, прежде всего необходимо обеспечить, чтобы они завоевали доверие к новому инструменту и максимально соответствовали их потребностям и предположениям.

Бизнес-аналитика - это не только улучшение процессов отчетности. Окупаемость инвестиций должна заключаться не только в том, что то, что ранее было сделано за несколько часов в Excel, с помощью нового инструмента можно сделать за несколько секунд. Бизнес-аналитика должна позволить компании взглянуть на совершенно другой, ранее неизвестный сайт. Такой свежий взгляд должен помочь в продолжающейся трансформации компании, оптимизации и адаптации к меняющемуся рынку. Стоит спросить себя, как анализ данных улучшит финансовые результаты компании. И есть много областей для анализа и оптимизации. Это, однако, тема для совершенно другой статьи.

Похожие

Комментарии