5S в офисе - улучшение офиса

  1. введение Метод 5S является одним из инструментов, улучшающих качество работы. Помимо широкого использования...
  2. Аудит 5С
  3. Практическое применение 5S в офисных помещениях
  4. суммирование

введение

Метод 5S является одним из инструментов, улучшающих качество работы. Помимо широкого использования в производственных процессах, он все чаще используется в офисной работе. Специфика этой работы, большое количество обязанностей и лишняя документация требуют от работника хорошей организации и регулярности. Метод 5S проверяется путем сортировки документации, систематического упорядочения рабочего места, правильного хранения данных или предотвращения вредных привычек. Кроме того, метод 5S применим к электронным базам данных, внутренняя документация доступна для каждого сотрудника.

Вы можете реализовать 5S самостоятельно - посмотрите, насколько это просто ПРОВЕРКА

5S - теоретические аспекты

Метод 5S был создан в результате многолетней практики и исследований ведущих японских компаний. Его цель - обеспечить и поддерживать дисциплину и порядок на рабочем месте, отвечая требованиям визуального контроля и бережливого управления. Это один из первых и основных аспектов создания рабочей среды в контексте улучшения и улучшения качества [1].

Название 5S происходит от первых букв пяти японских слов: seiri, seiton, seiso, seiketsu и shitsuke. «Сейри» означает выбор и сортировку для удаления ненужных на рабочем месте предметов. «Seiton», или систематика, состоит в обозначении мест для хранения предметов, которые считаются необходимыми, а «seiso» (уборка) означает устранение причин загрязнения на рабочем месте. Шаг "seiketsu" означает стандартизацию и документирование всего, что было сделано на предыдущих трех этапах. Последнее направление «шицуке» касается самодисциплины, поддержания внесенных изменений и самосовершенствования [2].

Первые три этапа определяют, как поддерживать порядок на рабочем месте, а следующие два касаются метода его поддержания и улучшения. Обеспечение правильного функционирования метода 5S требует систематического введения последующих «S» шаг за шагом.

Внедрение 5S во многих компаниях начинается с создания пилотной оценки функционирования той или иной области деятельности компании. Это позволяет получить эффекты, которые видны всем сотрудникам. После анализа пилотных результатов внедрение 5S охватывает остальную часть предприятия.

Основными этапами процесса внедрения 5S являются [2]:

  1. Приверженность высшему руководству.
  2. Создание команды внедрения.
  3. Обучение членов команды.
  4. Разработка плана реализации.
  5. Обучение персонала.
  6. Лоцманская.
  7. Внедрение 5S на всем предприятии.
  8. Техническое обслуживание и постоянное улучшение.

Метод 5S, поддерживая порядок и дисциплину, косвенно влияет на качество работы. Вот почему так важно сначала определить цели его реализации и представить потенциальные выгоды всем сотрудникам. Наиболее важные мотивы внедрения метода 5S в офисе включают в себя:

  • необходимость уменьшить количество ошибок,
  • необходимость повышения эффективности работы,
  • улучшение организации труда,
  • улучшение привычек персонала,
  • Престиж связан с внедрением инструментов улучшения.

В ситуации, когда персонал данной организации не идентифицирует себя с планами управления по внедрению 5S, возникают трудности, которые, если их не наблюдать, могут привести к неисправности системы в будущем. Сегодня существует 12 видов сопротивления, с которыми сталкиваются организации со стороны сотрудников. К ним относятся: опрос порядка на рабочем месте как проблема, влияющая на результаты компании, восприятие 5S как метода, который касается только производственных процессов, с акцентом на визуальные аспекты 5S, боязнь увеличения количества обязательств [3].

Хотя метод 5S был создан для повышения эффективности производства, он также эффективен на офисных рабочих станциях. Он успешно используется многими организациями по всему миру для улучшения организации работы, систематизации, организации документов, улучшения качества обслуживания клиентов или уменьшения количества ошибок. Последние влияют на развитие организации, а также ее имидж по отношению к клиентам. Следовательно, применение вышеуказанных пяти шагов помогает улучшить качество как продуктов, так и услуг.

Используя сортировку и регулярность, вы можете помочь внутреннему обороту документов компании. Благодаря каталогизации, правильному именованию файлов мы легко организуем базы данных компании, необходимые для работы многих сотрудников.

Аудит 5С

Внедрение методов непрерывного улучшения в метод 5S в организации помогает поддерживать соответствующее состояние изменения в соответствии с пятью этапами. Инструменты аудита и проверки - это аудиты, которые проводятся через соответствующие промежутки времени, дают возможность наблюдать благоприятные изменения во многих сферах деятельности организации. Их целью является выявление исключений в функционировании рабочих станций и выявление корректирующих действий в случае несоблюдения. Использование графика аудита и карты аудита позволяет поддерживать воспроизводимость и позволяет сравнивать результаты при сохранении того же уровня [5].

Сотрудники должны иметь доступ к результатам проверок, чтобы иметь возможность сравнивать эффекты, соответствующие различным сферам деятельности компании. Это вносит элемент конкуренции в организации и влияет на эффективность персонала.

Таблицы 5S используются для представления и обмена результатами аудита, которые наглядно отражают прогресс, результаты аудита, процедуры, связанные с системой, применимые стандарты и т. Д. Размещение в видимом месте позволяет вам следить за прогрессом, который задокументирован в диаграммах и фотографиях. Они влияют на мотивацию для улучшения и предоставляют необходимые знания о существующей системе (рис. 1).

1)

Рис. 1. Таблица 5S в Лей Польска
Источник: http://lean.org.pl/5s-na-produkcji-iw-biurze/4/ (дата доступа: 23/03/2014)

Практическое применение 5S в офисных помещениях

Использование 5S в офисе является частью концепции Lean Office, которая в последнее время становится все более популярной. Организации, используя опыт, накопленный в производственных отделах, пытаются адаптировать некоторые инструменты и методы управления к офисному пространству. Lean Office основывается на философии Lean Manufacturing и состоит в устранении потерь и действий, которые не увеличивают ценность, а также в снижении затрат при сохранении безопасности и высокого качества продукции.

Области, которые вызывают потери в офисе, как и в производстве, являются [8]:

  • Изменения - смутно определенные ожидания означают, что работа должна быть сделана снова. Это приводит к потерям, связанным как со временем, так и с энергией или ресурсами,
  • время ожидания, например, после перезагрузки компьютера. Это может быть вызвано избыточными файлами на диске или неправильной настройкой параметров устройства,
  • ненужный трафик - ненужное перемещение по офису, связанное с поиском документов или доставкой их в другое, удаленное место,
  • перепроизводство - ненужная печать документов, отчеты, доступные онлайн, печать электронных писем, заполнение бумажных форм вместо электронных,
  • время простоя устройства - результат слишком медленной работы компьютера, когда файлы неупорядочены или обнаружены ненужные копии. Более того, неэффективные принтеры, копиры и другие телеинформационные устройства,
  • чрезмерное хранение - устаревший документ, расходные материалы для офиса, старые версии файлов,
  • контроль - когда работа выполняется способом, который не соответствует процедурам, надзорные органы должны уделять время выявлению причин несоблюдения.

Внедрение 5S дает возможность постепенно устранить эти потери. Прибыль от внедрения инструмента ощущается как компанией (за счет ограничения отходов), так и самими сотрудниками, чей комфорт работы должен повышаться. Среди наиболее часто упоминаемых преимуществ, которые организация может получить после внедрения 5S, являются: [4,7]:

  • сокращение скрытых отходов в компании,
  • чистые и опрятные рабочие места создают хорошую репутацию компании во время визита клиента,
  • улучшение здоровья и безопасности на работе - уменьшение ненужных физических усилий сотрудников (например, ходьба, сгибание, перемещение предметов),
  • улучшение эргономики рабочего места,
  • сокращение времени выполнения задач на рабочем месте - ограничение времени, затрачиваемого на поиск, например, документов или канцелярских товаров,
  • оптимизация использования оргтехники: копиров, принтеров, шкафов, архивов и т. д.,
  • повышение удовлетворенности работой, позволяя сотрудникам самостоятельно управлять своим рабочим местом.

Ключевым элементом 5S в офисных помещениях является не конечный эффект и порядок, а сегрегация - отделение необходимых вещей от ненужных. Благодаря этому необходимые элементы можно разумно использовать на рабочем месте, улучшая его эргономику и повышая комфорт пользователей.

Практики предлагают множество решений, благодаря которым вы можете быстро и недорого адаптировать офисные помещения к требованиям 5S. Рисование линий, определяющих расположение устройств и траектории движения, является стандартным в современном производственном цехе. Эта инициатива, переносимая в офисные помещения, чаще всего состоит из обозначения мест на столе, где должны быть расположены конкретные предметы (например, телефон, ноутбук, документы или офисные принадлежности). Местоположения могут быть определены путем выравнивания линий (рис. 2), в пределах которых должны быть расположены устройства, или путем подвешивания в видимом месте фотографий с упорядоченным положением. Эта инициатива особенно полезна, когда больше людей используют одну должность или если работник отсутствует. С другой стороны, будьте осторожны, чтобы не впасть в крайности. Слишком строгое соблюдение назначенных мест вместо оптимизации работы может вызвать разочарование. В этом случае вам также необходимо учитывать индивидуальные потребности сотрудников, такие как левша

Рис. 2. Организация стола путем обозначения линии Источник: http://timebackmanagement.com/blog/5s-in-three-bullets/ (дата доступа: 22 октября 2014 г.)

Другим примером использования визуальных аспектов 5S является правильная маркировка связующих, описывающая полки, шкафы и ящики. Это делается для того, чтобы все элементы были размещены на месте, и в случае неправильного назначения, например, связующего вещества на полку или место на ней, ошибка была сразу видна (рисунок 3).

Рис. 3. Визуальное применение 5S
Источник: http://5sbestpractices.ning.com/photo/5s-office-binder-management (дата доступа: 22 октября 2014 г.)

Другая практика, используемая в производстве, которая может быть адаптирована к офисным помещениям, - это теневой стол. Массивы обычно используются для организации инструментов или небольших устройств, которые можно повесить. Аналогичным образом можно использовать пространство в выдвижных ящиках, в котором объекты движутся под воздействием быстрого скольжения или закрытия (рис. 4). Для этой цели можно использовать полиэтиленовую пену или полистирол с полыми местами для конкретных предметов или более мелкие контейнеры, которые заполнят все пространство в ящике. В рассматриваемом случае следует помнить, что между стенками ящика и вставкой отсека нет промежутков, в которые могли бы быть вставлены другие предметы, кроме назначенных.

Рис. 4. Разработка ящика с использованием полистирольного вкладыша Источник: http://5sbestpractices.ning.com/photo/desk-drawer?commentId=4453316%3AComment%3A27290&xg_source=activity (дата доступа: 22. 03. 2014)

5S в офисе - это не только внешний вид офисного помещения, но и ориентация на разговорный порядок. Это также порядок в электронной документации. Правильная организация файлов, их каталогизация и описание необходимы для эффективной навигации по папкам и поиска необходимой информации. Распространенной проблемой является хранение нескольких копий одного и того же документа в разных местах или использование имен, которые затрудняют их идентификацию. Кроме того, следует оценить, не являются ли пути доступа к файлам слишком длинными, что делает ненужным ненужное обращение к нужному документу.

Использование 5S в офисных помещениях может значительно улучшить организацию работы и сократить потери, связанные с ожиданием или чрезмерным хранением. Хотя инструмент был создан для производственных целей, его можно эффективно адаптировать в административных областях. Порядок и стандартизация чрезвычайно важны, когда многие люди, использующие одну и ту же инфраструктуру, работают на небольшой территории. Важным преимуществом внедрения правил 5S в офисе является то, что он не требует больших финансовых затрат и, прежде всего, готовности и преданности сотрудников.

суммирование

Специфика работы в офисе, состоящая из умственной работы и много времени сидя в сидячем положении, сильно отличается от способа работы производственных рабочих. Следовательно, хорошая организация позиции позволяет значительно улучшить эргономику и сократить время выполнения заданий. 5S является примером инструментов, которые могут быть успешно перенесены из производственного пространства в административные отделы. Реализация правила 5S, несмотря на трудности, связанные с сопротивлением переменам со стороны сотрудников и их нежеланием выполнять, казалось бы, новые обязанности, очень популярна и может принести впечатляющие результаты. Примеры использования 5S в офисе включают, среди прочего теневая таблица, визуализация или рисование линий.

литература
[1] Гимза М., Инструменты управления качеством, [в кн .:] Сикора Т. (ред.), Эксплуатация и совершенствование систем управления качеством, Wyd. UEK в Кракове, Краков 2011, с. 192-193.
[2] Гричук А., Метод 5S в практике Lean Management, Управление качеством, 2012, № 2, с. 74-79.
[3] Имаи М., Гемба Кайдзен. Здравый смысл, недорогой подход к управлению, Варшава 2006, с. 13-18.
[4] Корник Л., Кубик С., 5S для операторов. 5 столпов визуализации рабочего места, ProdPress.com Publisher, Wrocław 2008, pp. 23-24.

Netografia
[5] http://lean.org.pl/5s-na-produkcji-iw-biurze/4/ (дата доступа: 23/03/2014).
[6] http://www.simplicated.com/simpldocs/5S%20starterkitl.pdf (дата доступа: 22/03/2014).
[7] http://leanactionplan.pl/narzedzia/5s (дата доступа: 22 октября 2014 г.).
8] http://www.simplicated.com/simpldocs/5S%20starterkitl.pdf (дата доступа: 22/03/2014).

pdf (дата доступа: 22/03/2014)

Автор: Паулина Колодзейчик, Малгожата Кожух Статья взята из монографии конференции «Проблемы управления качеством 2014», организованной Научной ассоциацией управления качеством в Экономическом университете в Кракове.

Похожие

Получите бесплатный SEO аудит вашего сайта
... SEO-аудит вашего сайта" уже завершена. Я рекомендую вам прочитать резюме уже подготовленных ревизий в этот раздел и познакомиться с предложением обучение SEO аудитам , -
Персональные базы данных - купить / продать
... стоящее время предпринимателям не всегда выгодно создавать персональные базы данных"> В настоящее время предпринимателям не всегда выгодно создавать персональные базы данных. Поэтому они часто используют предложения на рынке по продаже персональных баз данных. Конечно, в этом месте вы должны спросить себя, является ли продажа личных баз данных законной и допустимой в Польше вообще. Вопреки видимости, ответ на поставленный выше вопрос вовсе не однозначен. Это зависит от того, согласились
Применение трудового права на основе кооперативного трудового договора
Применение трудового
»Методы и инструменты оценки || Librus.pl
При начале оценки вы должны выбрать стратегию, которая будет использоваться для изучения проблемы. Наиболее распространенные стратегии : жесткий анализ количественных данных анализ
Сохранение роста ВВП в Польше является уникальным в Европе
... в течение 13 лет присутствия Польши в Европейском Союзе польская экономика развивалась быстрее, чем экономика всего сообщества. Мы больше всего догнали европейскую рецессию и сократили расстояние до среднего по ЕС. Динамика ВВП в Польше начала ускоряться после присоединения к сообществу. В 2007 году мы достигли самого высокого в двадцать первом веке, пока что
Предложения работы
... Sp. z o. o. мы работаем с 1998 года. Все это время происходит постоянный рост продаж и постоянное развитие. Мы являемся авторизованным дистрибьютором мировых лидеров в области промышленной автоматизации, таких как Advantech, Moxa и Unitronics. Мы предоставляем обучение и консультации. У нас есть собственный сервис, и мы предоставляем нашим клиентам полную техническую поддержку. Мы прилагаем все усилия, чтобы качество нашей работы было на самом высоком уровне. Наша команда состоит из молодых
Спор за название приложения: "Wetter.de" является предметом BGH
... сли они имеют такие общие названия, как «погода», но только при определенных условиях, Федеральный суд выносит решение. Не хороший день для "wetter.de". Обозначения приложений для смартфонов могут быть защищены в принципе
Вентиляция и качество воздуха в рабочей среде
В предыдущей статье я писал о растущей глобальной проблеме, которая заключается в загрязнении атмосферного воздуха, в основном PM2,5 и PM 10. В этой статье я хотел бы затронуть проблему загрязнения воздуха, которая часто затрагивает людей в рабочей среде. Рабочее место - это среда, в которой - в дополнение к внешнему загрязнению воздуха, упомянутому в предыдущей статье, - мы подвержены воздействию различных вредных факторов, обусловленных спецификой профессии. Отсутствие защиты и защиты
Проекты: забытое социальное измерение
Винфрид Бернер , Консультация по внедрению Общие определения проектов последовательно игнорируют их социальное измерение: проекты понимаются в первую очередь как способ решения проблем. То, что это влияет на
Что такое DPD Pickup
... вных допущений развития DPD является социальная и экологическая ответственность"> Одним из основных допущений развития DPD является социальная и экологическая ответственность. Кроме того, компания очень быстро реагирует на тенденции и поведение клиентов. DPD курьер - отличный способ отправки посылок отдельными отправителями, например, через интернет-магазины или компании. DPD Pickup стал одним из лучших и наиболее эффективных методов сбора грузов. Это отличный выход, который
Качество органического продукта с точки зрения потребителя
... s://jakosc.biz/wp-content/uploads/2016/08/miejsca-zakupu-produktow-ekologicznych.png"> Рис. 1. Места покупки органических продуктов Источник: собственное исследование Ответ респондентов

Комментарии

Цена является важным показателем, но является ли он ключевым?
Цена является важным показателем, но является ли он ключевым? Клиенты обратят внимание на легкость связи с нами, прозрачность предложения и простоту прайс-листа. Многие компании забывают об анализе процесса покупки или пользовательского опыта (UX), который может привести к потере клиентов. В настоящее время инвестирование в веб-сайт, через который мы отправляем посылку или несколько кликов, закажем курьера, кажется чем-то естественным. Функциональность, которую ценят клиенты, - это возможность
Насколько обширным и хорошим является покерное приложение провайдера?
Насколько обширным и хорошим является покерное приложение провайдера? Выбор игры: какие варианты покера предлагаются? Достаточно ли разнообразия в турнирах, сит-энд-гоу и кэш-играх? Игроки: Насколько велик пул игроков? Можете ли вы быстро начать играть с кеш-играми с различными лимитами и за столами «за столом»? Бонус: мой получает хороший Приветственный бонус больше бонусов и акций? Сервис Клиентов: Насколько
Является ли управление компанией менее прибыльным в данный момент?
Является ли управление компанией менее прибыльным в данный момент? Это не повлияло на нас вообще. Вероятно, это связано с характером нашего бизнеса - SFIO - это наша маржа для бизнеса, потому что у нас в основном есть FIZ. Конечно, здесь есть изменения, но они не столь значительны. У нас революция в открытых фондах - в конечном итоге у нас будет установленный законом уровень сборов. Себастьян Бучек считает, что банки рассматривают MIFID II как предлог для продвижения
Предоставляя юридическую консультацию, адвокаты чаще всего сталкиваются с вопросом о том, является ли преступник осужденным, если он осужден за условную ремиссию?
Предоставляя юридическую консультацию, адвокаты чаще всего сталкиваются с вопросом о том, является ли преступник осужденным, если он осужден за условную ремиссию? Ответ - нет. Условное аннулирование позволяет сохранить чистый лист и чистую штрафную карту. Паулина Шиполовска, юрист : лицо, в отношении которого уголовное дело было условно прекращено, остается безнаказанным и может получить справку
Предлагаете ли вы подписку или ваш продукт в течение долгого времени является «разовой покупкой»?
Предлагаете ли вы подписку или ваш продукт в течение долгого времени является «разовой покупкой»? Если ваш продукт больше похож на разовую покупку, вы можете рассчитать его на 1-2 года. Но если, например, вы предлагаете одежду или декоративные предметы, которые покупатели покупают снова или в дополнение через регулярные промежутки времени, мы говорим о среднем сроке службы в 3 года для расчета. Расчет стоимости жизни клиента Поскольку теперь у нас есть все необходимые
Является ли покупка интернет-страхования в любой компании одинаково легкой и приятной?
Является ли покупка интернет-страхования в любой компании одинаково легкой и приятной? Какая компания имеет самый удобный сайт? Ознакомьтесь с последним отчетом mfind, в котором мы представляем рейтинг услуг прямых страховщиков, работающих на польском рынке. Прямой страховой рынок в Польше Нет сомнений link4 он начал существование прямого рынка в Польше и революционизировал мышление о страховании, оставаясь в течение трех лет
Разве фондовая биржа (в данном случае, как игры в казино) не является областью нерегулярного подкрепления для игроков?
Разве фондовая биржа (в данном случае, как игры в казино) не является областью нерегулярного подкрепления для игроков? Ну, это так! Укрепление (высокая рентабельность инвестиций) определенно нерегулярно. Само по себе это явление (как и в азартных играх) уже является достаточным стимулом для игры. Обратите внимание, что не существует проверенного и надежного рецепта для эффективного инвестирования в реальные финансовые рынки. Игроки биржи каждый день сталкиваются с неопределенностью и
Вы знаете, что обычно является первым вопросом, когда мы встречаемся с друзьями и семьей?
Вы знаете, что обычно является первым вопросом, когда мы встречаемся с друзьями и семьей? «Как у Мэри дела с Антеком?» Сразу после «Как Антик спит, спит ночью?» В сегодняшнем посте я постарался собрать то, что оказалось очень важным, и окупилось искренней любовью и радостью в отношениях наших детей. Как подготовить ребенка к братьям и сестрам - наши способы. С тех пор как мы узнали, что наша семья скоро вырастет, мы старались
Знаете ли вы, летучие мыши являются одним из самых важных животных в нашей среде?
Знаете ли вы, летучие мыши являются одним из самых важных животных в нашей среде? Летучие мыши жизненно важны для здоровья нашей окружающей среды и экономики, управляя популяциями вредителя, опыляя цветы и распространяя семена, чтобы вырастить новые растения и деревья. Многие виды летучих мышей находятся под угрозой исчезновения, более 250 видов определены как находящиеся под угрозой исчезновения или уязвимые в глобальном масштабе. На Международном мосту Горди Хоу могут быть обнаружены два
Например, с одним вопросом: можно ли по-прежнему включать китайский рынок в развивающиеся рынки?
Например, с одним вопросом: можно ли по-прежнему включать китайский рынок в развивающиеся рынки? Ответ - да, но, с другой стороны, ответ на вопрос о том, можно ли по-прежнему относиться к Китаю как к развивающейся экономике, гораздо менее очевиден. Поэтому если в 2001 году идея размещения Китая и Бразилии в одной группе стран казалась разумной, то сегодня она вызывает улыбку жалости. Тем более неуместно упоминание БРИКС, в том числе и Южной Африки. Одно можно сказать наверняка: присутствие Китая
Является ли единственный шанс для повышения цен на золото на фондовом рынке?
Является ли единственный шанс для повышения цен на золото на фондовом рынке? Последние годы показывают, что да. График 1. Цены на золото с 2013 года. Цена золота S & P500 - сложные отношения Цена на золото в принципе постоянно консолидировалась, так

Com/photo/desk-drawer?
Цена является важным показателем, но является ли он ключевым?
Насколько обширным и хорошим является покерное приложение провайдера?
Выбор игры: какие варианты покера предлагаются?
Достаточно ли разнообразия в турнирах, сит-энд-гоу и кэш-играх?
Игроки: Насколько велик пул игроков?
Можете ли вы быстро начать играть с кеш-играми с различными лимитами и за столами «за столом»?
Бонус: мой получает хороший Приветственный бонус больше бонусов и акций?
Является ли управление компанией менее прибыльным в данный момент?
Предоставляя юридическую консультацию, адвокаты чаще всего сталкиваются с вопросом о том, является ли преступник осужденным, если он осужден за условную ремиссию?